Siguiendo con nuestra serie sobre la metodología PM², es momento de dar el primer paso. Como bien dice un viejo proverbio de gestión de proyectos: “El movimiento se demuestra andando y las metodologías, ¡aplicando!”.

Para poner en marcha un proyecto con PM², es clave conocer los seis puntos esenciales del «Inicio Rápido» que recomienda su guía oficial.

1.     Definir la Gobernanza del Proyecto y crear un Caso de Negocio.

El Comité de Dirección del Proyecto (CDP) es el órgano que toma las decisiones clave que afecten tanto al proyecto como a la capacidad del equipo para alcanzar los objetivos. Está compuesto por (en una entrada anterior del blog se habló sobre los roles):

• Roles de Dirección: Propietario del Proyecto y Proveedor de Soluciones
• Roles de Gestión: Responsable del Negocio y Director del Proyecto

La redacción del Caso de negocio corresponde al Responsable del negocio y debe recoger la descripción del problema, una comparativa de varias soluciones posibles, la justificación del proyecto y su impacto en la organización, sus requisitos de negocio y restricciones presupuestarias y una hoja de ruta de alto nivel del proyecto, incluyendo los hitos principales.

2.     Identificar las Partes Interesadas y crear el Acta de Constitución del Proyecto que proporciona mayor nivel de detalle y requiere:

• Definir el alcance del proyecto.
• Identificar las partes interesadas clave.
• Identificar requisitos, supuestos y restricciones de alto nivel.
• Decidir un enfoque de proyecto y calcular los recursos, costes y plazos necesarios.
• Informar sobre los hitos y entregables principales.

3.     Crear los Registros del Proyecto. Crear el Registro de Riesgos, el Registro de Incidencias, el Registro de Decisiones y el Registro de Cambios.

• El registro de riesgos se utilizará para documentar la gestión de riesgos: identificación, evaluación, acciones de respuesta y asignación de responsabilidades.
• Análogamente, el registro de Incidencias documenta la gestión de las incidencias, el registro de decisiones la toma de decisiones relevantes, y ambas están ligadas a la adición de elementos en el registro de cambios.

4.     Comenzar la Planificación del Proyecto con una Reunión de Inicio de Planificación.

• Invitar a las personas necesarias a la Reunión.
• Revisar el Acta de Constitución del Proyecto para asegurar su entendimiento común, aclarar expectativas e identificar riesgos.
• Comunicar los próximos pasos en la Fase de Planificación.
• Distribuir el acta de la reunión.

5.     Adaptar el Enfoque de Gestión del Proyecto.

• Decidir qué documentos de planificación utilizar y cómo deberían ser adaptados a las especificidades del proyecto y de la organización.
• Definir reglas, asignar las responsabilidades al equipo y definir un proceso de resolución de conflictos.
• Identificar a todas las partes interesadas que requieran información durante el proyecto.
• Documentar lo anterior en un Manual del Proyecto, que sirva de referencia a lo largo de su ciclo de vida

6.     Crear el Plan de Trabajo del Proyecto.

• Desglosar el trabajo que debe realizarse en partes más pequeñas y manejables (crear el Desglose de Trabajo).
• Calcular el esfuerzo y coste de cada parte de trabajo.
• Establecer con detalle las necesidades presupuestarias y de recursos.
• Crear el cronograma del proyecto (identificar dependencias, asignar recursos y fechas).

La buena noticia es que la metodología PM² facilita plantillas editables de estos documentos (caso de negocio, acta de constitución, matriz de partes interesadas, actas, registros, manual de proyecto, plan de trabajo…) y de otros muchos, que se pueden descargar directamente desde https://www.pm2alliance.eu/the-pm2-artefacts/.

Sin duda, es recomendable invertir algún tiempo en la lectura de la Guía (Guia PM² v3.0.1PM² Guide Spanish Translation) para aprender sobre la metodología y así tener al menos una visión global de PM2 y conocer todo el material Open Source que ofrece.

Cada vez quedan menos excusas para comenzar, ¿lo hacemos?