Aspectos claves para su implementación en cualquier empresa u organización

El valor de los datos constituye una pieza clave en la estrategia de cualquier empresa u organización y, de ello, ya son conscientes la mayoría de ellas, pues su control, visualización, análisis, interpretación y predicción es lo que marca la diferencia y lo que proporciona una ventaja competitiva.

Gartner predice que, hasta 2025, el 80% de las empresas que intenten escalar su actividad digital fracasarán porque no adoptan un enfoque moderno de la gobernanza de datos y analítica.

Las empresas se enfrentan cada día a la gestión y explotación de una mayor cantidad y variedad de información.  Impulsado esencialmente por la digitalización, el Internet de las Cosas (IoT), los sistemas de inteligencia artificial (IA), la realidad virtual, las redes sociales, los call centers, etc. Necesitando cada vez una mayor complejidad en sus arquitecturas de datos.

Asistimos a un crecimiento significativo de soluciones de gestión de datos como los ‘Data Lakes’, en los que estamos ingestando grandes volúmenes de datos de toda índole. Ya no es suficiente con gobernar un conjunto de bases de datos, ni incluso el Data Warehouse corporativo. Es necesario extender las capacidades de gobierno a otros elementos como los modelos de analítica avanzada puestos en producción, los cuadros de mando, elementos de reporting, experiencia de usuario, etc. Controlar sus ciclos de vida, la interoperabilidad o incluso tener en cuenta aspectos como la Ética del Dato.

Cada vez es más imprescindible gestionar esta explosión de datos mediante la implementación de iniciativas de gobierno. Llegando incluso a hacerse necesario en algunos casos la implementación de una nueva unidad organizativa como la creación de una Oficina del Dato o contar con nuevos roles como los del CDO (Chief Data Officer).

Si queremos convertirnos en una empresa realmente ‘data-driven’ y conseguir crear valor para nuestro negocio a partir de los datos, contar con una buena estrategia y gobierno de datos son aspectos claves.

¿Cómo podemos lograr que el dato sea un activo de la empresa?

Para convertir el dato en un activo estratégico se necesita:

  • Eliminar silos de información.
  • Mejorar la calidad de los datos.
  • Mejorar la accesibilidad a estos.
  • Facilitar la integración e interoperabilidad.
  • Reducir riesgos en el uso y en la transferencia a terceros.
  • Aprovechar las capacidades de la analítica avanzada.
  • Optimizar y automatizar procesos.

¿Cómo hemos de entender e implementar un buen Gobierno de Datos?

El Gobierno del Dato se define como un conjunto de metodologías, procesos, normas y roles que proporcionan mayor control sobre la creación, manejo, mantenimiento, almacenamiento, uso e intercambio de datos utilizados en una empresa u organización. Garantizando el uso eficaz y eficiente de la información contribuyendo a que la organización alcance sus objetivos.

El Gobierno de Datos es el que estipula y regula quién puede tomar qué medidas, con qué datos, en qué situaciones, para qué y con qué métodos.

En cualquier caso, uno de los mayores retos está en adaptar el marco de Gobierno de Datos al contexto organizativo, e introducirlo como acelerador de otras iniciativas empresariales alineadas con la estrategia, y nunca como un impedimento. Podemos tomar como referencia frameworks conocidos en el sector, como los de DAMA o DCAM.

Gobierno y estrategia de datos
 
Fuente: DAMA-DMBOK2 Marco de Referencia de Gestión de Datos (The DAMA wheel)

La función de Gobierno del Dato (Data Governance) guía el resto de las funciones de Gestión del Dato (Data Management) estableciendo una diferenciación entre supervisión y ejecución.

Mientras que el propósito de la gestión de datos en general es garantizar que una organización obtenga valor de sus datos, la Gobernanza de Datos se centra en cómo se toman decisiones sobre los datos y cómo se espera que se comporten las personas y los procesos en relación con los datos.

Data information and content lifecycles
Fuente: DAMA-DMBOK2

Una estrategia de gobernanza de datos debe aplicarse de forma iterativa a medida que todas sus fases se desarrollan y aprueban. Entre los resultados se incluyen:

  1. Carta o acta de constitución.
    • Identifica los motivadores del negocio, la visión, la misión y los principios del gobierno de datos, incluyendo el diagnóstico sobre la preparación organizacional, el descubrimiento de procesos internos y los problemas o criterios de éxito actuales.
  2. Marco operativo y responsabilidades:
    • Define la estructura y la responsabilidad de las actividades de gobierno de datos.
  3. Hoja de ruta para la implantación:
    • Plazos para la implantación de políticas y directrices, glosario empresarial, arquitectura, valoración de activos, estándares y procedimientos, cambios esperados en los procesos de negocio y la tecnología, y entregables para apoyar las actividades de auditoría y el cumplimiento de la normativa.
  4. Plan para el éxito operativo:
    • Describir un estado esperado para actividades de gobierno de datos sostenibles.

¿Qué debe incluir un programa de Gobierno de Dato según DAMA?

Según la organización DAMA en su DMBOK2 (Data Management Body of Knowledge), el alcance y el enfoque de un programa concreto de gobierno de datos dependerán de las necesidades de la organización, pero la mayoría de los programas deben incluir:

  • Estrategia: Definir, comunicar e impulsar la ejecución de la estrategia de datos y la gobernanza de datos.
  • Política: Establecimiento y aplicación de políticas relacionadas con la gestión, el acceso, el uso, la seguridad y la calidad de los datos y metadatos.
  • Normas y calidad: Establecimiento y aplicación de normas de calidad y arquitectura de datos.
  • Supervisión: Observación práctica, auditoría y corrección en áreas clave de la calidad, la política y la gestión de datos.
  • Cumplimiento: Garantizar que la organización pueda cumplir los requisitos normativos relacionados con los datos.
  • Gestión de incidencias: Identificar, definir, escalar y resolver problemas relacionados con la seguridad de los datos, el acceso a los datos, la calidad de los datos, el cumplimiento de la normativa, la propiedad de los datos, la política, las normas, la terminología o los procedimientos de gestión de datos.
  • Proyectos de gestión de datos: Patrocinio de iniciativas para mejorar las prácticas de gestión de datos.
  • Valoración de activos de datos: Establecer normas y procesos para definir de forma coherente el valor empresarial de los activos de datos.

El ‘Data Sharing’, la Oficina del Dato del Gobierno de España y la Estrategia Europea de Datos

Un concepto que cada vez cobra más relevancia es el ‘Data Sharing’. La implantación de estrategias encaminadas a la compartición de datos tanto internos, entre diferentes áreas de las organizaciones, como datos externos. La compartición de datos entre empresas de un mismo grupo o entre departamentos y poder integrar datos externos genera la oportunidad de accionar en nuestra estrategia líneas con mayor impacto respecto a competidores, proveedores, clientes y/o agentes para tomar decisiones con la mejor información posible. Permitiéndonos incluso identificar nuevas líneas de negocio.

Con la creación en 2020 de la Oficina del Dato del gobierno se ha dado un gran impulso en este sentido. La Oficina del Dato, dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, nace con la misión de dinamizar la gestión, compartición y el uso de los datos a lo largo de los diferentes sectores productivos de la economía y sociedad española. Se busca hacer frente a los principales retos y obstáculos en torno a la incipiente Economía del Dato, aprovechando los actuales marcos políticos y regulatorios europeos en materia de gobernanza y explotación de datos.

En este sentido, el ámbito de actuación de la Oficina del Dato se alinea firmemente con las directrices y actuaciones definidas en la Estrategia Europea para los Datos (Comisión Europea, Feb 2020) y trabaja en la prescripción y adopción de diferentes modelos de gobernanza, estándares y buenas prácticas.

Un pilar clave de la Estrategia Europea de Datos es la Ley de Gobernanza de Datos que apoyará la creación y el desarrollo de espacios comunes europeos de datos en ámbitos estratégicos, con la participación de agentes públicos y privados, en sectores como la salud, el medio ambiente, la energía, la agricultura, la movilidad, las finanzas, la industria manufacturera, la administración pública y las cualificaciones.

La Ley de Gobernanza de Datos entró en vigor el 23 de junio de 2022 y, tras un periodo de gracia de 15 meses, será aplicable a partir de septiembre de 2023.

Conclusiones

Cualquier organización o empresa que se plantee la toma de decisiones basada en datos, debería instaurar un programa de gobernanza de datos para garantizar que sus procesos empresariales proporcionan los datos correctos y para que las decisiones se tomen con datos precisos, oportunos y válidos.

Sin datos bien controlados, las decisiones tomadas serán erróneas y podrían provocar pérdidas de ingresos, de cuota de mercado, de prestigio reputacional, multas por incumplimiento regulatorio, etc.

Dos aspectos importantes para tener en cuenta en un programa de Gobierno de Datos son por un lado la gestión del cambio organizativo y por otro lado, ser capaz de medir el progreso a través de la implementación de métricas que muestren cómo las iniciativas implementadas han añadido valor al negocio y en qué medida se están alcanzando los objetivos establecidos.

Ayudar a las personas de toda la organización a hablar el mismo lenguaje de datos es fundamental para establecer una cultura impulsada por los datos.