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En este articulo les proponemos un juego, encuentren las 7 diferencias entre las siguientes páginas de viajes:

O entre las 2 tiendas online que se muestran a continuación:

Seguramente habrán podido encontrar más de 7 diferencias sin ningún problema. Afortunadamente, se le está dando cada vez más importancia a la usabilidad a la hora de realizar páginas webs o tiendas online, debido a que el éxito de dichas páginas depende de que sean atractivas y fáciles de usar por los usuarios/clientes que acceden a ellas. Pero, ¿qué ocurre cuando se desarrollan aplicaciones de gestión con las que algunos empleados están obligados a trabajar?, ¿es igual de importante la usabilidad?

Definamos en primer lugar el concepto “usabilidad”. Según Jakob Nielsen, uno de los pioneros en usabilidad web, “Usabilidad es el atributo de calidad que mide lo fáciles que son de usar las interfaces Web”.

Para responder a la pregunta anterior, deberíamos identificar el objetivo que persigue la creación de una aplicación de gestión. En la mayoría de los casos, es probable que se pretenda conseguir alguno de los siguientes objetivos cuando se procede a informatizar un proceso:

• Aumentar la información disponible
• Optimizar tiempos
• Ahorrar dinero

La mayor parte de los procesos de la administración comenzaron a informatizarse en la década de los 90’s en nuestro país. En esa época, conceptos como “usabilidad” no estaban aún muy arraigados en los desarrolladores de aplicaciones. En los años posteriores muchas de estas aplicaciones han sido actualizadas, pero en la mayoría de las ocasiones no se han realizado cambios estructurales que permitan mejorar la forma de trabajar, ni optimizar el rendimiento obtenido con el trabajo en dicha aplicación, sino que sólo se ha pensado en añadir nuevas funcionalidades o cambiar tecnologías obsoletas por otras más actualizadas. Esto nos deja un escenario actual con muchas aplicaciones que permiten un amplio margen de mejora relacionadas con la usabilidad.

Pongamos un ejemplo práctico que demostrará que mejorar la usabilidad de una aplicación, permite lograr los objetivos que mencionábamos anteriormente. Imaginemos una aplicación de gestión que utilicen 50 personas diariamente. La eliminación de un simple click en una pantalla que un trabajador usa una vez cada 10 minutos, puede ahorrar más de 500.000 clicks al año. Si suponemos que el trabajador tarda 1 segundo en realizar dicho click, el ahorro sería de 160 horas de trabajo al año. Como se puede comprobar con este ejemplo, no estamos hablando de revolucionar totalmente las interfaces de usuario sino de realizar pequeños cambios o aplicar ideas que ya se usan en otros ámbitos, e incorporarlos a las nuevas aplicaciones de gestión.

La usabilidad según Nielsen

Las 10 comprobaciones heurísticas que propone Nielsen para evaluar la usabilidad son:

Visibilidad del estatus del sistema

El usuario debe conocer en todo momento que está ocurriendo en el sistema.

• Se deben usar barras de progresos en procesos de larga duración como la subida y descargas de ficheros, cargas de datos, etc. Al finalizar dichos procesos, se deberán mostrar mensajes que indiquen el resultado del proceso.
• En procesos con varios pasos se deben mostrar las decisiones tomadas, en que paso se encuentra el usuario y si el proceso se ha completado con éxito o se ha cancelado.

Consistencia entre el sistema y el mundo real

El lenguaje mediante el cual el sistema se comunica con el usuario debe ser familiar para el usuario.

• Los textos mostrados deben usar vocabulario relacionado con el negocio.
• Los mensajes del sistema deben explicar claramente lo que se intenta expresar.

Control y libertad del usuario

No se debe forzar al usuario a seguir un camino determinado.

• Las funcionalidades más usadas, deben tener accesos directos desde toda la aplicación.
• El usuario debe poder salir del sistema en todo momento de manera sencilla.
• En procesos con varios pasos, se debe poder cancelar, deshacer o rehacer cada uno de estos pasos.

Consistencia y estándares

La aplicación debe seguir las convenciones y estándares establecidos.

• Textos e iconografías deben seguir los estándares: aceptar, cancelar, buscar,…
• Utilizar las estructuras de páginas y colocación de elementos de cada una de esas páginas más comunes, siempre acordes a la funcionalidad que se pretenda cubrir.

Prevención de errores

El sistema no debe tener errores.

• El sistema no debe tener caídas temporales, problemas de rendimiento o tiempos de espera excesivos.
• El sistema debe ser fiable: a misma entrada, si no se han producido cambios, se debe obtener el mismo resultado.

Reconocimiento antes que recuerdo

El usuario debe tener toda la información a mano y la aplicación debe ser intuitiva.

• No debe haber elementos escondidos.
• No debe haber procesos donde se deban realizar una serie de pasos de una forma determinada si no se indican dichos pasos en ningún sitio.

Flexibilidad y eficiencia de uso

La aplicación debe ser flexible para adaptarse a todo tipo de usuarios y eficiente para usuarios expertos.

• Accesos directos y atajos para usuarios expertos
• La aplicación debe ser intuitiva de cara a usuarios noveles.

Estética y diseño minimalista

No se debe mostrar información irrelevante o poco usada.

• Uso de tooltips para información poco usada que permitan no sobrecargar la información en pantalla.
• Se debe estructurar la información a mostrar: titular, resumen, detalle, … No en todo momento se quiere ver toda la información relacionada con un elemento, pero siempre se debe poder acceder a ella de forma rápida y sencilla.

Ayudar al usuario a reconocer, diagnosticar y recuperarse de los errores

Los mensajes de error deben entenderse con facilidad y se debe dar soluciones alternativas al error.

• Búsquedas sin resultados, debe permitir volver a buscar directamente sin necesidad de realizar otra navegación.
• Los mensajes mostrados no deben incluir tecnicismos y deben ser cercanos al usuario.

Ayuda y documentación

Pese a que el sistema debe ser lo suficientemente intuitivo para poder ser usado sin documentación, podría ser necesario ofrecer ayuda y documentación. Dicha información debería ser de fácil acceso, estar enfocada en las tareas del usuario, con una lista concreta de pasos a realizar.

La ley de Fitts

La ley de Fitts es un modelo del movimiento humano, que predice el tiempo necesario para moverse rápidamente desde una posición inicial hasta una zona destino final como una función de la distancia hasta el objetivo y el tamaño de éste. Como se puede comprobar en el siguiente enlace, esta ley permite deducir que el tamaño y la posición de los elementos de una web son muy importantes, por lo que se debe prestar atención sobre todo al tamaño y posición de botones, posición de menús desplegables, distancias entre los diferentes elementos de la pantalla, etc.

Si algo se sabe que funciona, ¿por qué no usarlo?

Todos los buscadores web que se usan a diario por millones de personas, se basan en una única caja de texto donde el usuario introduce los términos relacionados con la búsqueda que está realizando. Sin embargo la mayor parte de las aplicaciones de gestión incluyen una serie de criterios de filtrado que el usuario debe ir rellenando uno a uno en función de la búsqueda a realizar. Desde el punto de vista de la productividad, sería más rápido y sencillo para un usuario utilizar un buscador que permita introducir los datos a buscar en un único campo y que el sistema realice la búsqueda de forma adecuada. Esto no implica que exista a su vez una búsqueda avanzada que permita realizar consultas de una forma más exhaustiva.

Desde el punto de técnico, esto puede deberse a que la mayor parte de los modelos de datos sobre los que se basan las aplicaciones de gestión, son modelos de datos relacionales más enfocados al almacenamiento estructurado de la información que a la rápida explotación de esa información, como puede ser el caso de los sistemas BigData.

También se podrían incorporar otros conceptos como la sugerencia dinámica de datos y recuperación de información cuando se están rellenando formularios de datos.

Movilidad

No debemos olvidar la posibilidad de integrar soluciones relacionadas con la movilidad, que pueden aumentar enormemente la productividad procesos de negocio en los que el usuario se debe desplazar de un puesto fijo (lectura de contadores, búsqueda de objetos en almacenes, inspecciones de lugares, etc). Esto se puede realizar mediante la creación de aplicaciones para dispositivos móviles o la creación de aplicaciones con un diseño (Responsive Design) que se adapte a los diferentes dispositivos que se usan en la actualidad como móviles o tablets.

Evidentemente, muchas aplicaciones de gestión actuales ya incorporan estos conceptos, pero existen muchas otras con un amplio margen de mejora a la hora de conseguir los objetivos que enumerábamos anteriormente: optimización de tiempo y ahorro de dinero. Para ello, sería necesario hacer una inversión en la actualización de dichas aplicaciones, ¿creen ustedes que es momento de realizar esa inversión?