La implantación de una PMO es un verdadero reto tanto para el cliente como para el proveedor de servicios, especialmente cuando para el cliente es un servicio que adopta por primera vez.

A través de la prestación de servicios de esta naturaleza y el hacerlo con un enfoque de aprendizaje-mejora ha permitido a Soltel disponer de una metodología propia que permite lograr una implantación con garantías y satisfactoria para las necesidades de cada cliente.

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Un aspecto importante a entender es que más allá de las clásicas tipologías descritas en la metodología de PMI® (de apoyo, de control y de dirección), a la hora de implantar una PMO existen una enorme cantidad de posibilidades con multitud de matices por lo que cada implantación será única.

El segundo aspecto relevante es el tiempo de implantación de una PMO suele ser necesariamente acotado para que la prestación de los servicios se pueda llevar a cabo en el menor tiempo posible.

Estos dos aspectos, hacen que la implantación de la PMO pueda considerarse en sí misma como un Proyecto al más clásico estilo de su definición PMI®: “Esfuerzo temporal que se realiza para obtener un resultado único” y como tal va a necesitar todo lo que necesita un proyecto, un Patrocinador que “proporcione recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su éxito” y un Director de Proyecto con experiencia en estos singulares proyectos.

El segundo factor clave es la selección del ciclo de vida de este proyecto en la que nos decantamos por un enfoque ágil, con entregas continuas de valor al cliente en la que se pueda ver el avance mediante la obtención tanto de los entregables documentales del proyecto de implantación como la puesta en marcha de los servicios objeto de la necesidad del cliente, teniendo siempre en mente la generación de valor.

Es importante resaltar que este enfoque requiere los tres roles de Scrum:

  • Product Owner en el cliente orientado a la optimización y maximización del valor a través del Product Backlog
  • Scrum Master que gestiones el proceso y elimine los impedimentos
  • El equipo de desarrollo cuyo fin en este caso es llevar a cabo los distintos entregables que se haya considerado necesarios en cada iteración y que en este caso estará compuesto por los expertos del proveedor en estos proyectos.

Por último, el tercer factor clave es, como en cualquier proyecto, establecer métricas que permitan realizar un seguimiento y control eficaz del proyecto definido. Por la importancia de este proyecto para la organización estas métricas deben estar especialmente enfocadas a la verdadera necesidad del proyecto: La implantación de los servicios de PMO.

De las cuestiones que destacamos como necesarias en el inicio de un proyecto de PMO destacan las siguientes:

  • Gestión del Portfolio de Aplicaciones, estableciendo el conjunto de sistemas de información que dan servicio a nuestros clientes y sobre los que se articulan todas las demandas y se satisfacen los objetivos de la organización.
  • Gestión del Catálogo de Servicios, relación de servicios que ofrecemos desde la PMO a nuestros clientes, y estableciendo los criterios de cada uno de ellos, los procesos de valor que aportamos, las métricas e indicadores de los servicios, así como la relación de roles y perfiles que intervienen en la ejecución de los mimos
  • Gestión de la Mejora Continua, para promover la cultura de avance y progreso en la forma en la que se ejecutan los trabajos por parte de los distintos grupos de trabajo, centrándonos en acciones de mejora de corto plazo y alto valor, identificando los mapas de procesos, los cuellos de botella y promoviendo la eficiencia y el centrarnos en aquello que realmente es importante.
  • Gestión de los Interesados, cuestión clave en todos los proyectos, para poder atender la demanda de forma adecuada, identificar riesgos y promover la participación y la comunicación, de manera que los proyectos se conviertan en drivers de transformación del negocio.

En conclusión, la implantación de una PMO es un apasionante reto tanto para cliente como para proveedor en el que se establecerán las bases para una futura prestación de servicio exitosa.

¿Quién está deseando iniciar un proyecto de este tipo? Soltel es tu empresa de confianza para afrontar el reto y poder gestionar todas las cuestiones que surgen en los mismos, por su experiencia, por su equipo y por el conocimiento en el ámbito de Administraciones Públicas.