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Los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías que facilitan la administración de datos, hacen que las organizaciones más efectivas sean aquellas con una mayor capacidad para adaptarse a los cambios en su contexto. Muchas organizaciones han encontrado en la tecnología una gran aliada para la mejora de esa administración de sus datos, no obstante, no cuentan con recursos adecuados para realizar una correcta gestión de sus sistemas informáticos.

Tanto en el sector público como el privado, los cambios organizativos están muy influenciados por la inercia que se arrastra de su larga historia institucional (sobre todo en el sector público), la actitud de los empleados con una gran resistencia al cambio y las capacidades organizativas no adaptadas a la gestión del mismo.

Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante y el cambio que ello supone.

Desde SOLTEL ofrecemos y seguimos los siguientes pasos para implantar de manera eficaz la ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA y llevar a cabo una eficiente GESTIÓN DEL CAMBIO:

1.- Querer

En el sigo XXI es hora de decir, con total honestidad, si en verdad queremos o no queremos tomar medidas para implantar el procedimiento o expediente electrónico, la reducción de cargas administrativas a través de la simplificación burocrática, la transparencia, la licitación electrónica, la reorganización interna y la digitalización de los servicios. Todo ello independientemente de que la ley, la sociedad y la propia evolución del país exigen estos cambios.

2.- Saber

¿Estamos formados en leyes de Administración electrónica?

¿Estamos suficientemente bien formados en los aspectos técnicos y funcionales que su implantación implica (firma electrónica, gestión documental, gestión de procesos, etc…)?

¿Estamos realmente formados en nuevas competencias como liderazgo o inteligencia emocional?

Una vez asumido que debemos transformar la organización y el funcionamiento de nuestras organizaciones… desde SOLTEL te ayudamos a empezar.

3.- Cobertura jurídica

De entre toda la legislación, no solo existen normas que permiten implantar la administración electrónica, sino que además imponen dicha implantación. Por tanto, la verdadera problemática no deriva de la cobertura jurídica, que la encontramos sobradamente, sino de la seguridad jurídica.

Este tipo de seguridad forma parte de un aspecto más amplio como es el Esquema Nacional de Seguridad (en relación con la interoperabilidad, la seguridad, la ciberseguridad, la protección de datos, etc…). Esto nos lleva al punto siguiente…

4.- Seguridad (reglamentos, interoperabilidad y sistemas)

Podemos distinguir tres niveles (todos ellos con el mismo grado de importancia): reglamentos de adaptación, documentos técnicos de interoperabilidad y protocolos de seguridad de los sistemas.

• A) Reglamentos de adaptación: El impacto de las «nuevas» leyes de procedimiento, transparencia, protección de datos, contratación pública y régimen jurídico en la administración, obliga a adaptar a las mismas las normas locales preexistentes en las que se regulan los diferentes procedimientos.
• B) Interoperabilidad: Documentos, políticas de gestión electrónica y Normas Técnicas de Interoperabilidad.
• C) Seguridad de los sistemas: La seguridad jurídica y la informática se encuentran íntimamente relacionadas; y de forma obligatoria, cada organización debe adoptar las medidas oportunas para su adecuación a las normas del ENS, del ENI, del Reglamento Europeo de Protección de Datos, y sobre la Ciberseguridad. Dichas medidas deben no obstante coordinarse en un contexto superior, el del Centro Criptológico Nacional (CCN).

5.- Cambios organizativos

Los cambios organizativos se han vuelto inevitables. Desde SOLTEL realizamos un análisis de las disponibilidades y necesidades de personal, tanto desde el punto de vista del número de efectivos, como del de los perfiles profesionales o niveles de cualificación de los mismos.

6.- Gestión del cambio

Además de los aspectos organizativos y funcionales, que son más técnicos y muchas veces vienen dados por la dirección de la empresa o por la propia Ley, hay que entender que cualquier proceso de gestión del cambio o de mejora, pasa por gestionar a las personas. Formar, informar, empoderar, involucrar… Son muchas las acciones que podemos llevar a cabo para conseguir que la mayoría de personas que pertenecen a la organización se instalen en el «querer» y el «saber» que defendemos en los puntos 1 y 2.

El quid es explicar bien las cosas y la clave es entender los aspectos psicológicos de estos procesos, en los que la propia organización y las personas que la componen, pasan por una evolución que puede ser más o menos rápida, pero que es humanamente inevitable. Alguien tiene que impulsar y coordinar el proceso. A esto le llamamos liderazgo. No es fácil, pero es apasionante gestionar un cambio cuyo objetivo es establecer un servicio público excelente, y en todo caso mejor que el que nos encontramos.

7.- Nuevas aptitudes

En este punto no hablamos solo de formación o de aprender a trabajar de manera diferente o con nuevas herramientas. Aquí abordamos más bien la idea del aprendizaje, de desarrollar nuevas competencias, como liderazgo, empatía, asertividad o inteligencia emocional.
Necesitamos adaptarnos continuamente. Un buen profesional hoy en día no es quien mejor se sabe la teoría de su trabajo, sino quien tiene una gran capacidad para resolver problemas y adaptarse a las necesidades del momento.

8.- Rediseño de procedimientos y soporte técnico

La tecnología no debe ser ni es, en absoluto, un problema. Si se han trabajado los procedimientos y la formación adecuada, comenzar a utilizar una nueva herramienta o una variante de la que ya tenemos será uno de los últimos pasos del proceso a conseguir, por ejemplo, elegir un gestor de expedientes, una sede y un registro electrónico, un sistema de notificaciones electrónicas, un portal de transparencia, un archivo electrónico o una plataforma de licitación, entre otros.

9.- Calidad del servicio

Desde SOLTEL buscamos la calidad del servicio, porque si no la conseguimos, lo electrónico no será mejor que lo no electrónico.

10.- Consolidar y mejorar

Para permanecer no se debe mantener, sino mejorar. Nuestro objetivo es trabajar para conseguir esta mejora continua, la calidad del servicio, la excelencia, generar valor público constantemente, no solo en los picos de «salida al mercado» de los grandes proyectos, sino en todas las etapas de los mismos.

Por todo esto el propósito de SOLTEL es ayudarte a implementar estrategias que puedan conducir a un cambio efectivo, en un entorno controlado del ámbito tecnológico y de la gente que se adapta a él.

Recuerda: “Mejorar es cambiar; ser perfecto es cambiar con frecuencia”.