El sector jurídico está comenzando a adaptar cada vez más soluciones innovadoras y eficientes para mejorar la calidad de sus servicios. Nuestra empresa, Soltel, continúa liderando proyectos que apuestan por esta transformación hacia la llamada “Justicia 4.0”, adaptándonos a los nuevos retos y exigencias del mercado con proyectos como DICIREG para el Ministerio de Justicia.

En este artículo, exploraremos en detalle el modelo de implantación de Administración Electrónica y los procedimientos administrativos y/o judiciales que intervienen en ella.

El marco legal

Administración electrónicaLa Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, y obliga a las Administraciones Públicas a modernizarse para garantizar ese derecho. Además, esta ley establece la obligación de cada Administración de facilitar al resto de Administraciones los datos de los interesados que se le requieran y obren en su poder (siempre que el interesado preste su consentimiento expreso) con el objeto de que los ciudadanos no deban aportar datos y documentos que están en poder de las Administraciones Públicas.

Por otra parte, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, suponen un fuerte impulso a la digitalización de las Administraciones Públicas y establecen como uno de sus ejes fundamentales la implantación definitiva de la tramitación electrónica como forma de actuación habitual de las Administraciones Públicas. El objetivo es logar una Administración sin papel, basada en un funcionamiento íntegramente electrónico, mejorando así su eficacia y su eficiencia, y aumentando las garantías de las personas interesadas.

Procedimiento administrativoEl establecimiento del derecho de la ciudadanía y de la obligación de la Administración Pública, de relacionarse a través de medios electrónicos, influye de forma decisiva en las entidades que integran todo el engranaje de la Administración (local, autonómica o estatal). Desde Soltel somos conscientes de las dificultades que pueden encontrar las entidades públicas para adaptarse a dicha normativa y, en aras de mejorar el actual modelo de gobernanza pública, llevamos a cabo las actuaciones necesarias para facilitar la consecución de una Administración plenamente electrónica, tanto en sus relaciones externas con la ciudadanía, sector empresarial y otras administraciones públicas, como en sus relaciones internas.

Los objetivos del modelo de Administración Electrónica

Gestión del cambioCon la implantación del modelo de Administración electrónica, se pretenden conseguir cuatro grandes objetivos:

  1. Mejorar la eficiencia administrativa,
  2. Incrementar la transparencia y la participación,
  3. Garantizar servicios digitales fácilmente utilizables,
  4. Y mejorar la seguridad jurídica.

Se integrarán materias y procedimientos que demandan una regulación unitaria, como corresponde con un entorno en el que la utilización de los medios electrónicos ha de ser lo habitual, la existencia de firma y sedes electrónicas, el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y la actuación administrativa automatizada; todo esto bajo el paraguas de la normativa vigente y trabajando con lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

Es importante que estos grandes cambios sean tratados como un programa de cambio facilitado por la tecnología, en lugar de un programa impuesto por la tecnología. Adoptar un enfoque proactivo para gestionar el cambio ayuda a gestionar las expectativas de los usuarios, de modo que haya menos frustración, y los beneficios se pueden obtener antes y con mayor éxito. A través de un equipo de gestión del cambio multidisciplinar (formado por recursos propios y de la Administración), se llevan a cabo actuaciones de gestión del cambio enfocadas en seis ejes:

  • Eje 1: Análisis del impacto. Se evaluará el impacto de la implantación de procedimientos o administración electrónica en las personas y en los procesos de trabajo diarios.
  • Eje 2: Implicación. Se Identificarán todos los agentes implicados en el proyecto de implantación.
  • Eje 3: Comunicación. Se difundirá la visión, los objetivos, las implicaciones y los resultados del proyecto de implantación.
  • Eje 4: Formación. Tanto a los usuarios de las administraciones públicas como a los técnicos del nuevo sistema implantado.
  • Eje 5: Soporte al usuario. Se acompañará a los usuarios para proporcionarles los elementos necesarios para minimizar las dificultades y los obstáculos que puedan surgir durante la implantación.
  • Eje 6: Gestión y coordinación del programa de cambio. Se planificará y se realizará un seguimiento y control de las actividades de gestión del cambio para evaluar el efecto de la implantación y aplicar las medidas de corrección que sean necesarias.

Soltel propone soluciones innovadoras

En resumen, las Administraciones Públicas deben evitar que los ciudadanos y empresas soporten cargas administrativas que no sean estrictamente necesarias para el cumplimiento de sus objetivos. Los gestores públicos deben ser conscientes que una prolongación indebida del tiempo dedicado a las obligaciones administrativas nos perjudica a todos y muy especialmente al bienestar público. Necesitamos mejorar la productividad y esta depende a su vez de un uso adecuado del tiempo, evitando al máximo los desplazamientos, y haciendo los trámites administrativos lo más ágiles posibles.

Para todo esto, Soltel, con la política de implantación y desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, moderniza la gestión de las Administraciones Públicas y sus procedimientos y lucha por una mayor productividad y menos esfuerzos organizativos.